Das Programmpaket REGNUM Büro bietet eine moderne Lösung für die Unterstützung der administrativen Aufgaben in allen Unternehmen. Anwenderzielgruppe sind vor allem Dienstleistungsunternehmen.

REGNUM Büro ermöglicht weitgehende Integration mit den Standard-Programmen aus der Familie Microsoft Office und somit eine optimale Nutzung dieser Produkte im Verbund mit den unternehmensweiten Datenbeständen.

Verwaltungs- und Abrechnungssoftware für Dienstleistungsunternehmen

REGNUM Büro kann entweder als eigenständiges Produkt oder als Ergänzung zu anderen Modulen von REGNUM eingesetzt werden. In diesem Fall können die Komponenten Zeiterfassung und Fakturierung angeschlossen werden und somit den Funktionsumfang des kompletten Systems erweitern. Diese Variante bietet interessante Funktionalität für Produktions- und Handelsunternehmen, die ihren Kunden Serviceleistungen anbieten.

REGNUM Büro beinhaltet folgende Module:

• Adressenverwaltung
• Zeiterfassung
• Fakturierung
• Dokumentenverwaltung
• Auswertungen

Dokumentenverwaltung

Die ewige manuelle Suche nach Papier-Vorgängen gehört der Vergangenheit an. Ein allumfassendes Dokumentenverwaltungssystem überwacht jegliche Ausgangskorrespondenz mit dem Mandanten - unabhängig davon ob es sich um Briefe, Faxe, E-Mails, Verträge, Rechnungen, Besprechungs-, Besuchsberichte u.a. handelt.

Die Dokumentenverwaltung übernimmt die Steuerung bei der Erstellung und Speicherung der Word-Dokumente oder Excel-Tabellen. Die grafische Gestaltung aller Word/Excel-Dokumente kann über einheitliche Firmenschablonen, die zu den jeweiligen Dokumenten-Kategorien zugeordnet sind, durchgeführt werden. Ein einheitliches Corporate Design aller Dokumente ist damit gewährleistet.

Über frei definierbare Dokumentenkategorien und Dokumenttypen bauen Sie sich flexibel eine Struktur für die Ablage Ihrer Korrespondenz bzw. Dokumentationen oder Zeichnungen auf. Regnum Exchange Connector verschafft einen komfortablen Zugang zu der eingehenden Korrespondenz in Form von E-Mails inklusive Anlagen. Dokumente, die Sie in klassischer Papierform erhalten, können Sie einscannen und genauso wie alle anderen elektronischen Dokumente archivieren. Alle Dokumente, die Sie aus dem Dateiensystem Ihres PC's in die Dokumentenverwaltung aufnehmen, können auf einfache Weise den Kunden und/oder Projekten zugeordnet werden.

Sie haben alle Vorgänge immer und schnell im Zugriff.

Durch seinen durchdachten Aufbau bietet die Dokumentenverwaltung einen hohen Maß an Sicherheit der erstellten Dokumente in einer Netzwerkumgebung. Auch ohne Einsatz von spezialisierten Zusatzmodulen werden durch entsprechende Parametrisierung des Systems Mechanismen aktiviert, die den Zugriff auf die Dokumente außerhalb des Systems unmöglich machen .

Innerhalb der Applikation können die Anwender in Gruppen unterteilt werden, denen unterschiedliche Zugriffsrechte zugeordnet werde können. Durch Zuordnung einer entsprechenden Sicherheitsstufe kann der Zugriff der Anwender auf interne bzw. sensible Dokumente gesteuert werden. Dadurch wird auch Erstellung bestimmter Typen (Kategorien) der Dokumente nur an ausgewählte Personenkreise freigegeben.

Weitere Detailinformationen zur Dokumentenverwaltung finden Sie in der Sektion Produkte REGNUM - Document Manager.

Auswertungen

REGNUM Büro bietet dem Anwender bereits im Standard eine Vielzahl von Auswertungsmöglichkeiten im Bereich der Zeit- und Leistungserfassung, Fakturierung und Dokumentenverwaltung. Dokumente können auch im Fulltext-Modus unter Berücksichtigung weiterer Kriterien durchsucht werden. Die Selektionsmasken bieten dem Anwender die Möglichkeit einer einfachen Formulierung einer Abfrage. Die Ergebnisse der Abfrage können entweder durch Auswahl einer Liste aus dem Druckmanager ausgedruckt werden oder in einer Tabelle angesehen werden. Von dort aus können die Daten durch ein Tastendruck nach Excel übergeben werden.

REGNUM Büro beinhaltet bereits im Standard eine Menge von Reports, die aus jedem Fenster über die Auswahl aus dem Druckmanager gedruckt werden können. Die Struktur der Applikation ermöglicht problemloses Einbinden von individuell erstellten Reports in die Applikation ohne Programmänderung. Die individuelle Gestaltung der Druckausgaben kann unter Verwendung von Crystal Reports im Rahmen der Software-Einführung durchgeführt werden.

Adressenverwaltung

Die Adressenverwaltung stellt einen Grundbaustein für die unternehmensweite Pflege der Kontakte. In der Regnum-Adressenverwaltung können neben den üblichen Adressdaten auch marketing-relevante oder private Informationen über Ansprechpartner verwaltet werden, die einen sehr persönlichen Kundenkontakt ermöglichen.

Die Adressdaten können selbstverständlich in weiteren Submodulen von REGNUM Büro verwendet werden aber auch auf eine einfache Art und Weise außerhalb davon. Die Übergabe der Daten an Microsoft Word für die Serienbriefschreibung oder an Microsoft Excel geschieht mit einem Mausklick. Somit ist eine einfache Wiederverwendbarkeit in der „Windows-Welt" gesichert. Email-Versand inclusive Anlagen ist selbstverständlich.

Zeiterfassung

Die Komponente Zeiterfassung bietet ein sehr einfaches, übersichtliches und dabei sehr leistungsstarkes System für die Erfassung und Abrechnung der Leistungen aller Mitarbeiter in einem Unternehmen.

Kinderleichte Bedienung und dadurch ein hoher Komfort tragen dazu bei, daß das Programm praktisch ohne Einarbeitung benutzt werden kann. Ein flexibles System für die Verwaltung der unterschiedlichen Stundensätze ermöglicht umfangreiche Parametrisierung in Abhängigkeit von Mandanten, Projekte, Leistungen und Mitarbeiter (oder Teams). Die Möglichkeiten der Parametrisierung decken wohl alle denkbaren Konstellationen ab.

Bei der Erfassung wird der Anwender nicht mit der Zuordnung seiner Stundensätze belastet. Das Programm überwacht es selbst und verbietet sogar (je nach Einstellung) einen Benutzereingriff.

Fakturierung

Ein automatisches Fakturierungssystem ist direkt an Auswertungen der Zeiterfassung angebunden. Per Mausklick können aufgrund der Selektion Rechnungen vollautomatisch erstellt werden. Arbeitsintensive Aufgaben wie z.B. Zusammenrechnen der abrechenbaren Leistungen, Überwachung der vereinbarten Konditionen wie Stunden- bzw. Tagessätze, Formulierung der Texte usw. fallen somit aus.

Ein Tätigkeitsnachweis in Form von ener Liste führt detailiert die verrechneten Leistungen auf und kann als Anlage zur Rechnung beigelegt werden. Die Praxis zeigt, dass dieses Verfahren sogar die Zahlungsmoral der Kunden verbessert. Die Abrechnung ist für den Kunden transparenter und dadurch akzeptierbarer geworden.

Die ausgestellten Rechnungen können vollautomatisch über eine integrierte Schnittstelle an die Finanzbuchhaltung übergeben werden. Umfangreiche Möglichkeiten der Vorkontierung erlauben flexibles Buchen auf unterschiedliche Erlöskonten. Durch Zuordnung der Mitarbeiter zu Kostenstellen kann eine automatische Kostenstellenaufteilung der abgerechneten Leistungen für die interne Kostenrechnung elegant im Hintergrund vorgenommen werden.