Dokumentenverwaltung
Übersicht der wichtigsten Eigenschaften
Allgemein
- Verwaltung beliebiger Windows-Dokumente
- Übernahme der Dokumente über Zwischenablage, Scanneranschluss
- automatische Assozierung der Dokumente über den Dateityp und Starten der entsprechenden Programme für Bearbeitung/Anschau
- automatische Speicherung der Dokumente in der Datenbank oder im Dateiensystem (nach Auswahl des Parameters)
- enge Integration mit Microsoft Office Produkten (Word, Excel, Outlook)
- Serienkorrespondenz aus der Adressenverwaltung oder aus der Ansprechpartnerverwaltung
- Zuordnung der Dokumente mit Bezug zur administrativen Einheit bzw. zur Buchhaltung
- flächendeckende Integration in allen Komponenten von REGNUM
- einmalige Speicherung und mehrmalige Zuordnung der Dokumente, diese Eigenschaft ermöglicht z.B. einmalige Speicherung eines Prüfprotokolls und dessen mehrmalige Zuordnung: in der Artikelverwaltung, in Stücklistenstammdaten und in der aufgelösten Stückliste im Fertigungsauftrag
Erstellung der Dokumente
- interaktive erstellung neuer Dokumente
- Zuordnung beliebiger externer Programme für die interaktive Erstellung der Dokumente
- enge Integration mit Microsoft Word für die Erstellung der Serienkorrespondenz
- Versionsverwaltung, beliebige Anzahl der Dokumentenversionen
- mandantenorientierte Bearbeitung der Dokumente - abgetrennte Adressen des Mandanten und des Empfängers
- parallele Anzeige der Favoriten
- Serienkorrespondenz
- Distribution der Dokumente in Druckform oder per E-Mail
Sicherheit
- Definition der Zugriffsrechte auf Buchhaltungsebene
- Steuerung der Zugriffe über Sicherheitsstufe, private Dokumente
- versteckte Dokumentenkategorien
- Check Out/Check In - Mechanismen für die Bearbeitung der Dokumente
Parametrisierung
- Mehrsprachige Dokumentenvorlagen für WORD
- Ordner, Archive, Teams, Archivierungsarten
- Dokumententypen spezifisch für Ablagebereiche (z.B. für Artikel, Adressen ...)
- Kopplung der Datenbankobjekte und automatischer Datenaustausch mit Microsoft Word
Dokumentenkategorien
- Organisation der Dokumente in einer übersichtlichen Baumstruktur
- globale (für die administrative Einheit und lokale (für die Buchhaltung) Dokumentenkategorien
- Zuordnung von Vorlagen, Sichertheitsstufen, Archvierungsarten
- einheitliches Corporate design für die Korrespondenz
Internet
- Regnum Exchange Connector für einfache Übernahme der eingehenden E-Mails
- Übertragung der Dokumente ins Internet, diese Eigenschaft ermöglicht automatische Speicherung der Dokumente im PDF-FOrmat und Übertragung der Dateien auf Ihr Internet-Server für die Veröffentlichung
- Übertragung der Dokumente auf zeitbegrenzte Aushangtafel im Internet für speziell entwickelte Web-Seiten, die die Dokumente für einen kurzen, vordefinierten Zeitraum veröffentlichen
Komfortable und schnelle Suche
- spezialisierte Auswertungsmaske für die Suche der Dokumente nach mehreren Kriterien
- integrierte leistungsfähige Full-Text-Suche
- Full-Text-Suche in ausgewählten Dokumentenkategorien