Dokumentenverwaltung

Übersicht der wichtigsten Eigenschaften
Allgemein
  • Verwaltung beliebiger Windows-Dokumente
  • Übernahme der Dokumente über Zwischenablage, Scanneranschluss
  • automatische Assozierung der Dokumente über den Dateityp und Starten der entsprechenden Programme für Bearbeitung/Anschau
  • automatische Speicherung der Dokumente in der Datenbank oder im Dateiensystem (nach Auswahl des Parameters)
  • enge Integration mit Microsoft Office Produkten (Word, Excel, Outlook)
  • Serienkorrespondenz aus der Adressenverwaltung oder aus der Ansprechpartnerverwaltung
  • Zuordnung der Dokumente mit Bezug zur administrativen Einheit bzw. zur Buchhaltung
  • flächendeckende Integration in allen Komponenten von REGNUM
  • einmalige Speicherung und mehrmalige Zuordnung der Dokumente, diese Eigenschaft ermöglicht z.B. einmalige Speicherung eines Prüfprotokolls und dessen mehrmalige Zuordnung: in der Artikelverwaltung, in Stücklistenstammdaten und in der aufgelösten Stückliste im Fertigungsauftrag
Erstellung der Dokumente
  • interaktive erstellung neuer Dokumente
  • Zuordnung beliebiger externer Programme für die interaktive Erstellung der Dokumente
  • enge Integration mit Microsoft Word für die Erstellung der Serienkorrespondenz
  • Versionsverwaltung, beliebige Anzahl der Dokumentenversionen
  • mandantenorientierte Bearbeitung der Dokumente - abgetrennte Adressen des Mandanten und des Empfängers
  • parallele Anzeige der Favoriten
  • Serienkorrespondenz
  • Distribution der Dokumente in Druckform oder per E-Mail
Sicherheit
  • Definition der Zugriffsrechte auf Buchhaltungsebene
  • Steuerung der Zugriffe über Sicherheitsstufe, private Dokumente
  • versteckte Dokumentenkategorien
  • Check Out/Check In - Mechanismen für die Bearbeitung der Dokumente
Parametrisierung
  • Mehrsprachige Dokumentenvorlagen für WORD
  • Ordner, Archive, Teams, Archivierungsarten
  • Dokumententypen spezifisch für Ablagebereiche (z.B. für Artikel, Adressen ...)
  • Kopplung der Datenbankobjekte und automatischer Datenaustausch mit Microsoft Word
Dokumentenkategorien
  • Organisation der Dokumente in einer übersichtlichen Baumstruktur
  • globale (für die administrative Einheit und lokale (für die Buchhaltung) Dokumentenkategorien
  • Zuordnung von Vorlagen, Sichertheitsstufen, Archvierungsarten
  • einheitliches Corporate design für die Korrespondenz
Internet
  • Regnum Exchange Connector für einfache Übernahme der eingehenden E-Mails
  • Übertragung der Dokumente ins Internet, diese Eigenschaft ermöglicht automatische Speicherung der Dokumente im PDF-FOrmat und Übertragung der Dateien auf Ihr Internet-Server für die Veröffentlichung
  • Übertragung der Dokumente auf zeitbegrenzte Aushangtafel im Internet für speziell entwickelte Web-Seiten, die die Dokumente für einen kurzen, vordefinierten Zeitraum veröffentlichen
Komfortable und schnelle Suche
  • spezialisierte Auswertungsmaske für die Suche der Dokumente nach mehreren Kriterien
  • integrierte leistungsfähige Full-Text-Suche
  • Full-Text-Suche in ausgewählten Dokumentenkategorien