REGNUM Dokumentenverwaltung - die Lösung für die administrativen Prozesse

Die ewige manuelle Suche nach Papier-Vorgängen gehört der Vergangenheit an.

Ein allumfassendes Dokumentenverwaltungssystem überwacht jegliche Arten der Dokumente in Ihrem Unternehmen - unabhängig ob es sich um Briefe, Faxe, eMails, Verträge, Rechnungen, Besprechungs-, Besuchsberichte u.a. handelt.

Sie haben alle Dokumente immer und schnell im Zugriff.

Dokumenteverwaltung kann in alle REGNUM - Applikationen integriert werden. Die starke Integration mit Microsoft-Office-Produkten - besonders mit WORD und EXCEL - erleichtert Ihnen die Arbeit dabei, da Sie sich in einem gewohnten Umfeld bewegen können.

REGNUM Dokumentenverwaltung übernimmt die Steuerung bei der Erstellung und Speicherung der Dokumente unabhängig davon, mit welcher Applikation sie erstellt werden.

Über Dokumentenkategorien und Dokumenttypen bauen Sie sich flexibel eine Struktur für die Ablage Ihrer Korrespondenz bzw. Dokumentationen und Zeichnungen auf. Regnum Exchange Connector ermöglicht einen komfortablen Zugang zu den eingehenden E-Mails. Dokumente, die Sie in klassischer Papierform erhalten können Sie einscannen und genauso wie alle anderen elektronischen Dokumente archivieren.

Dabei müssen Sie sich keine Gedanken machen, wo und wie Sie das Dokument ablegen wollen. Der Document Manager übernimmt für Sie diese Aufgabe - alles wird mit Versionen und Zeitstempel versehen und zentral in der Datenbank abgelegt, und das sogar vorgangsbezogen. Auch bei den Stammdaten, wie Artikel, Adressen, Maschinen, etc. hinterlegen Sie „externe" Dokumente wie z.B. Zeichnungen, Dokumentationen, Wartungsanweisungen, Fahrzeugpapiere, Prüfberichte.

Zu den einzelnen Kategorien erstellen Sie sich Vorlagen – eine festgelegte grafische Gestaltung dieser Dokumente. Über diese einheitliche Firmenschablonen wird dann Ihre Korrespondenz durchgeführt werden. Ein einheitliches Corporate Design ist damit gewährleistet. Die starke Integration mit Microsoft-Office-Produkten – besonders WORD und EXCEL – erleichtert Ihnen die Arbeit dabei, da Sie sich in einem gewohnten Umfeld bewegen können.

Das Submodul Auswertungen unterstützt Sie schließlich bei der Recherche bestimmter Dokumente. Kriterien wie Schlüsselwörter, die Sie bei der Ablage Ihren Dokumenten zugewiesen haben, vereinfachen Ihnen die Suche. Eine sehr leistungsfähige Full-Text-Search-Engine gibt Ihnen letztendlich die Freiheit, über ein beliebiges Stichwort in all Ihren archivierten Dokumenten zu suchen, ganz unabhängig vom Dateiformat

International denken - als international tätiges Unternehmen benötigen Sie eine Vorlage in verschiedenen Sprachen. REGNUM Dokumentenverwaltung gibt Ihnen die Möglichkeit bei einer Vorlage mehrere Sprachversionen zu hinterlegen. Bei Erstellung eines neuen Dokumentes steuert dann z.B. die Sprache der Kontaktperson (in den Stammdaten bei der Adresse hinterlegt), welche Vorlage für die Korrespondenz benutzt werden soll.

Durch seinen durchdachten Aufbau bietet die Dokumentenverwaltung einen hohen Maß an Sicherheit der erstellten Dokumente in einer Netzwerkumgebung. Auch ohne Einsatz von spezialisierten Zusatzmodulen werden durch entsprechende Parametrisierung des Systems Mechanismen aktiviert, die den Zugriff auf die Dokumente außerhalb des Systems unmöglich machen.

Auch innerhalb der Applikation können die Anwender in Gruppen unterteilt werden, die unterschiedliche Zugriffsrechte haben. Durch Zuordnung einer entsprechenden Sicherheitsstufe kann der Zugriff der Anwender auf interne bzw. sensible Dokumente gesteuert werden. Dadurch wird auch Erstellung bestimmter Typen (Kategorien) der Dokumente nur an ausgewählte Personenkreise freigegeben.