Aplikace REGNUM Office nabízí moderní a flexibilní řešení pro podporu administrativních činností podniku. Cílovou skupinou jsou především společnosti poskytující služby.

REGNUM Office může být nasazován buď jako samostatný produkt nebo jako doplňek k ostatním modulům systému REGNUM. V tomto případě lze připojit komponenty Office Timesheet a Office Invoice a rozšířit takto funkcionalitu celého systému. Tato varianta může nabídnout zajímavou funkcionalitu pro výrobní nebo obchodní společnosti, které svým zákazníkům poskytují také servisní služby.

REGNUM Office obsahuje tyto standardní komponenty:

• Adresář
• Pracovní výkazy
• Fakturace
• Správa dokumentů
• Vyhodnocení

Office Document Manager

Nekonečné ruční hledání papírových dokladů patří dnes minulosti. Správa dokumentů systému REGNUM dokáže spravovat veškerou korespondenci s Vašimi obchodními partnery - nezávisle na tom, zda se jedná o dopisy, faxy, emaily, smlouvy, faktury, protokoly, zápisy atd.

Správa dokumentů přebírá řízení při vytváření a ukládání dokumentů Word’u nebo tabulek Excel‘u. Jednotné grafické uspořádání všech dokumentů je zaručeno použitím celopodnikových šablon přiřazených k jednotlivým kategoriím dokumentů používaným ve Vaší společnosti. Toto vytváří jednotný ‚Corporate Design‘ všech dokumentů, které opouští firmu a dostanou se k zákazníkům.

Systém archivace Vaší korespondence, dokumentací, výkresů apod. můžete zkonfigurovat libovolně na základě volně definovatelných kategorií a typů dokumentů. Regnum Outlook Plug-In Vám umožní komfortně archivovat příchozí korespondenci ve formě e-mailu, včetně příloh. Dokumenty, které obdržíte v klasické, papírové formě můžete naskenovat a archivovat podobně jako elektronickou poštu. Všechny dokumenty, které přenášíte ze systému souboru Vašeho PC do správy dokumentů REGNUM mohou být jednoduše přiřazeny klientům a/nebo projektům.

Všechny případy máte vždy rychle pod kontrolou.

Správa dokumentů nabízí díky své interní architektuře a způsobu práce vysokou úroveň bezpečnosti dokumentů při práci v síťovém prostředí. Bez použití specializovaných programů mohou být pomocí odpovídající parametrizace aktivovány interní mechanismy, které zabrání přístupu k vybraným kategoriím mimo systém správy dokumentů.

Uvnitř aplikace mohou být uživatelé rozděleni do skupin, kterým budou přidělena rozdílná přístupová práva. Přiřazením odpovídající bezpečnostní úrovně může být řízen přístup uživatelů k interním nebo sensibilním dokumentům. Tímto může být přiděleno právo vytváření/prohlížení určených typů (kategorií) dokumentů pouze vybraným okruhům osob.

Další detailní informace ke správě dokumentů naleznete v sekci Produkty REGNUM - Document Manager.

Vyhodnocení a analýzy

REGNUM Office nabízí množství vyhodnocení a analýz pro oblast pracovních výkazů, správy dokumentů a fakturace. Rychlý přístup k dokumentům umožňuje speciální postup při fulltextovém vyhledávání, které zohledňuje další kritéria (např. kategorie dokumentu). Speciálně navržené vyhodnocovací okna nabízí uživateli možnost jednoduché formulace dotazu pomocí několika kliknutí myší. Výsledky mohou být vytištěny na sestavě, kterou může zvolit v tiskovém manažeru nebo prohlídnuty v tabulce na obrazovce. Z tohoto místa je také umožněn jednoduchý export dat do Excel‘u.

Otevřená datová základna systému Regnum na bázi výkonné SQL-databáze (Oracle) umožňuje bezproblémové napojení vysoce specializovaných analytických nástrojů dostupných na trhu jako jsou např. Oracle Discoverer, Cognos Power Play nebo jiné.

Regnum Office obsahuje již ve standardní verzi množství reportů, které mohou být zobrazeny, vytištěny nebo uloženy do souboru v některým z běžně používaných formátu výběrem z tiskového manažeru. Struktura aplikace umožňuje bezproblémovou integraci individuálně vytvořených reportů bez zásahu do programu. Tvorba individuálních reportů při použití specializovaného nástroje Crystal Reports probíhá během implementace software.

Office Invoice

Automatický systém fakturace je napojen přímo na vyhodnocení pracovních výkazů. Faktury mohou být vystavovány jednoduše na základě selekce provedené pomocí několika kliknutí myší. Program provádí plně automaticky komplikované a časově náročné úlohy jako např. sečtení všech fakturovatelných výkonů, dohlížení na dojednané podmínky jako jsou splatnosti, hodinové nebo denní sazby, formulace stále se opakujících textů, přepočty měn atd.

Specifikace výkonů uvádí detailně soupis vyúčtovaných výkonů a může být použita jako příloha k faktuře. Praxe ukazuje, že tento postup dokonce zlepšuje platební morálku zákazníků. Vyúčtování se stává pro zákazníka průhledné a tímto snáze akceptovatelné.

Vystavené faktury mohou být dále automaticky přeneseny přes integrované rozhraní do účetnictví. Rozsáhlé možnosti předkontace umožňují flexibilní účtování na různé výnosové účty. Díky přiřazení pracovníků ke střediskům může být elegantně na pozadí provedena automatická alokace výnosů na střediska pro pozdější použití v nákladovém účetnictví.

Office Timesheet

Komponenta Pracovní výkazy nabízí jednoduchý, přehledný a přitom velmi výkonný systém pro pořízení a vyúčtování výkonů všech pracovníků Vaší společnosti.

Velmi jednoduchá obsluha a tímto vysoký komfort způsobují, že program může být používán prakticky okamžitě a bez náročného zaškolení. Rozdílné hodinové sazby spravuje flexibilní systém kmenových dat a umožňuje rozsáhlou parametrizaci v závislosti na zákaznicích, projektech, činnostech (výkonech), pracovnicích a teamech. Pokrývá snad všechny myslitelné konstelace.

Uživatel není během pořizování svého pracovního výkazu zatěžován přiřazováním svých sazeb, které v tomto okamžiku platí. Systém dohlíží sám na přiřazení té správné sazby a v závislosti na úrovni přiřazených práv dokonce nedovoluje zásah uživatele.

Office Address Book

Adresář je základním kamenem pro celopodnikovou správu kontaktů. Adresář systému Regnum umožňuje ukládání nejen běžných dat adresy, ale také celé řady ukazatelů a příznaků a dalších marketingových informací, které Vám umožní rychlé vyhledání nebo vytřídění adres. Množství dalších, také soukromých informací o kontaktních osobách, Vám umožní velmi osobní kontakt se zákazníkem.

Data adresáře mohou být samozřejmě použita v ostatních modulech systému Regnum ale také zcela jednoduchým způsobem mimo něj. Předání adres do Microsoft Word’u pro tvorbu sériových dopisů nebo do Microsoft Excel‘u je velmi jednoduchou záležitostí a postačí k tomu jen pár kliků myší. Propojení Vašich dat do okolního světa Windows a jejich využití např. pro e-mail je samozřejmostí.