Nekonečné hledání papírových dokumentů patří dnes minulosti. REGNUM Document Manager spravuje veškerou korespondenci s obchodními partnery, smlouvy, protokoly, výkresy, fotografie, technickou dokumentaci a další typy dokumentů.

Všechny dokumenty máte vždy rychle pod kontrolou.

Document Manager může být integrován do všech aplikací systému REGNUM. Umožňuje dalekosáhlou integraci se standardními produkty Microsoft Office a tímto jejich optimální využití ve vazbě na celopodnikové informační zdroje. Správa dokumentů přebírá řízení při vytváření a ukládání dokumentů, nezávisle na aplikaci, ve které jsou vytvářeny.

Vysoká úroveň bezpečnosti dokumentů při práci v síťovém prostředí je zaručená díky interní architektuře systému a způsobu práce. REGNUM Document Manager nespoléhá na definici přístupových práv uživatele v operačním systému ale využívá vlastní metody zabezpečení. Pomocí odpovídající parametrizace mohou být aktivovány interní mechanismy, které zabrání přístupu k vybraným kategoriím mimo systém správy dokumentů. Uvnitř aplikace mohou být uživatelé rozděleni do skupin, kterým budou přidělena rozdílná přístupová práva. Přiřazením odpovídající bezpečnostní úrovně může být řízen přístup uživatelů k interním nebo sensibilním dokumentům. Tímto může být přiděleno právo vytváření/prohlížení určených typů (kategorií) dokumentů pouze vybraným okruhům osob.

Systém archivace Vaši korespondence, dokumentaci, výkresů apod. můžete zkonfigurovat libovolně na základě volně definovatelných kategorií a typů dokumentů. Dokumenty, které obdržíte v klasické, papírové formě můžete neskenovat a archivovat podobně jako elektronickou poštu.

Obrovskou výhodou a zjednodušením každodenních postupů je fakt, že nemusíte přitom přemýšlet na který disk a do kterého adresáře je nutno tento dokument uložit. Tuto někdy komplikovanou úlohu přebírá za Vás Document Manager a postará se o centrální archivaci do databáze ve vazbě na adresu, projekt nebo konkrétní obchodní případ (např. objednávku, došlou fakturu atd.). Takto můžete ukládat např. technickou dokumentaci, certifikáty, výkresy a fotografie k Vašim výrobkům nebo k nakupovaným položkám, celní dokumenty k dodacím listům nebo zakázkám, zápisy z jednání k adresám nebo kontaktním osobám atd.

Jednotné grafické uspořádání všech dokumentů je zaručeno použitím celopodnikových šablon. Tyto šablony jsou přiřazené k jednotlivým kategoriím dokumentů používaných ve Vaší společnosti a umožňují vytvořit jednotný Corporate Design všech dokumentů, které opouští firmu a dostanou se tak k obchodním partnerům. Úzká integrace s všeobecně známými a používanými produkty Microsoft Office významně ulehčuje každodenní rutinní práci.

Pro rychlejší vyhledání dokumentů můžete použít klíčová slova nebo indexy. Výkonný systém fulltextového vyhledávaní, Vám nakonec dává svobodu, hledat přes zadání jednotlivých slov a kombinaci ve všech archivovaných dokumentech, nezávisle na jejich formátu.

Think international – jako společnost působící mezinárodně potřebujete šablony dokumentů v různých jazycích. REGNUM Document Manager umožňuje založení více jazykových verzí pro stejnou předlohu dokumentu. Při vytváření nového dokumentu rozhoduje korespondenční jazyk, uložený v kmenových datech adresy nebo kontaktní osoby, o tom, která jazyková verze šablony bude použita.